
Evenimentele personale, dar și cele corporate reușesc să ne condimenteze viața, să ne scoată din rutină și să ne aducă alături de oameni dragi sau de oameni importanți din domeniul în care activăm. Adevărul este că nu poți fugi de evenimente, mai ales dacă îți dorești ca cei din jur să te considere o persoană sociabilă. Mai mult, s-ar putea ca la un moment dat să fii chiar tu gazdă.
Urmează să pui la punct un eveniment important? Înseamnă că trebuie să cunoști toate trucurile pentru o organizare perfectă. Lista de sfaturi practice pornește de la cele mai frumoase și explicite invitații la evenimente, continuă cu planificarea meniului și cu multe alte detalii prețioase. Detaliem totul în rândurile următoare.
Stabilește scopul și bugetul
Înainte de toate, trebuie să definești clar scopul evenimentului. Apoi, este esențial să stabilești un buget cât mai realist, unul pe care să ți-l permiți și să nu te dezechilibreze financiar doar de dragul de a arăta oamenilor o latură care nu te reprezintă în totalitate. E cel mai bun sfat pe care îl poți primi, e important să te încadrezi într-un buget. Așa îți va fi mult mai ușor să iei toate deciziile.
Stabilește data și locația
Înainte de a da sfară în țară, trebuie să alegi o dată care să se potrivească destul de bine cu programul invitaților, dar și o locație care să fie în acord cu tipul evenimentului și numărul estimativ de participanți. Nu poți bate palma cu alți furnizori dacă nu știi cu exactitate unde vei organiza evenimentul tău.
Creează o listă de participanți și trimite invitațiile la timp
După ce creezi lista de participanți, e imperativ să trimiți invitațiile și să te asiguri că acestea ajung la destinatari. Poate alegi o invitație pentru ziua de naștere, o invitație pentru nuntă, pentru botez ori una pentru un eveniment corporate. Oricare ar fi tematica și scopul evenimentului tău, trebuie să anunți invitații din timp. Ei au nevoie să se pregătească și, eventual, să-și elibereze cumva programul. Dacă anunți evenimentul azi, iar recepția va avea loc peste 5 zile, sunt mari șanse să fii dezamăgit.
Ocupă-te de mâncare sau gustări
În funcție de durata evenimentului, trebuie să te ocupi de meniuri sau gustări. Pentru un eveniment scurt, de 2-3 ore, poți lua în calcul câteva gustări rapide și câteva băuturi. În schimb, pentru evenimentele mai lungi, e musai să stabilești un meniu complet, inclusiv pe zona de bar.
Ocupă-te de atmosferă
Invitații tăi vor să se simtă bine. Drept urmare, ar fi ideal să te ocup de muzică, decorațiuni și iluminat cu ceva timp înainte. Ar fi păcat să organizezi un eveniment sofisticat și să te rezumi la muzică de pe stick. Timpul poate fi cel mai mare aliat, dar și principalul tău inamic. Organizează-te în timp util!
Bazează-te pe ajutorul profesioniștilor
Nu poți face totul de unul singur. Ar fi bine să angajezi pe cineva care să se ocupe de decor, pe cineva care să facă fotografii, pe cineva care să servească și să se ocupe de doleanțele participanților. Deși îți place să deții controlul, trebuie să accepți faptul că doar cu ajutorul profesioniștilor poți obține rezultatele mult dorite.
Pregătește-te pentru neprevăzut
Contează foarte mult să ai un plan de rezervă. Vremea nefavorabilă, întruparea curentului electric, absența anumitor invitați sunt doar câteva dintre motivele pentru care ai putea să te îngrijorezi. Pentru a evita stresul, se recomandă să-ți creionezi din timp un plan de rezervă.
În cele din urmă, e important să pregătești totul în timp util și să fii organizat. Doar așa te poți bucura cu adevărat de evenimentul tău.